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Las 5 peores cosas que le pueden pasar a un wedding planner

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Las 5 peores cosas que le pueden pasar a un Wedding Planner

18.10.21 // Por B&W
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Las 5 peores cosas que le pueden pasar a un wedding planner

 

Ser Wedding Planner implica resolver cualquier imprevisto y siempre tener un plan B; por eso es un trabajo tan estresante. Tienes la responsabilidad de que todo salga perfecto en uno de los días más importantes de tus clientxs; por eso siempre es fundamental estar investigando, analizando nuestros errores y aprendiendo de cabezas ajenas. 

Hoy traemos las 5 peores cosas que le pueden pasar a un wedding planner y cómo puedes resolverlas: 

1. Cambios en el clima

Si de algo podemos estar segurxs, es que no hay mes que no llueva… y aunque sabemos que entre abril y septiembre son los meses que más llueve, es verdad que, al menos en México, cualquier día puede llover. 

Y eso sí, no podemos controlar el clima. Por eso siempre es importante que tengas un plan B, y no sólo para la lluvia, sino también para vientos fuera de lo normal, para el calor y para el frío. 

Para la lluvia: 

Muchxs coordinadores no hacen bodas al aire libre, no sólamente porque puede llover encima de novixs e invitadxs, sino porque puede ser súper costoso que se moje el equipo; si quieres una boda al aire libre, seguro te propondrán una carpa, y si no, puedes tener un plan B y tomar la decisión de mover todo a un espacio cerrado en la mañana dependiendo de cómo veamos el clima. Sea en donde sea, siempre es importante tener al menos un par de paraguas para los traslados en el exterior. 

Para el viento

Esto es algo que pocas veces contemplamos, pero que definitivamente es importante: nuestras estructuras de adornos, ya sea de techo o de piso, deben estar 100% firmes y sujetas, porque puede ser súper peligroso que se caigan por vientos. 

Para prevenirlo, debes hablar con floristas y carperos sobre pesos estructurales y soportes, y si ya estás en ese momento, debes llevar a todxs los invitadxs y proveedorxs a un lugar seguro. 

Para el calor:

Para el calor debemos prevenir tener ventiladores o enfriadores suficientes para todas las personas, además de abanicos, agua todo el tiempo y suficiente hielo. 

En cocina, deben tener muy en cuenta el calor para los productos perecederos, es importante que no haya nada crudo y no tratado mucho tiempo afuera. 

Y para el frío:

Los calentadores son un must para las bodas en invierno, y es que es súper incómodo estar en una fiesta con mucho frío; de hecho, el mal clima es uno de los factores principales para que lxs invitadxs se vayan pronto de la fiesta. Puedes tener también barras de café, té y chocolate caliente, además de bufandas, cobijitas o pashminas. 


 

RECUERDA SIEMPRE: que se pueden hacer cambios en el proyecto de decoración cuando el clima así lo está requiriendo. La seguridad siempre es la prioridad. 

 

2. Atrasos de los proveedores

Los Wedding Planners tienen la batuta para que todxs lxs involucradxs en la boda hagan su trabajo en tiempo y forma; y deben consultarles el tiempo que cada uno de ellxs toma para realizar sus actividades, para depués ponerlo todo en una minuta. A pesar de que en papel todo está en orden, puede pasar que los proveedores tomen más tiempo de lo que está planeado. 

Para prevenirlo: para prevenirlo, ten un colchón de media hora para todos los tiempos de tus proveedores, sobre todo cuando se trata de producciones grandes, de proyectos nuevos y de proveedores con quienes no has trabajado antes. Esto, por supuesto, dependerá del tiempo que tengas en el venue disponible para el montaje. 

Si ya está pasando, habla con los líderes de equipo de cada empresa con la que estés trabajando para que puedan mandar más personal y terminar todo a tiempo, además de revisar qué se puede ir haciendo de manera simultánea. 


 

3. Tener más personas que las que hay en lista

Esta es otra de las cosas que pueden ponernos los nervios de punta ese día, y que además no depende al cien de nosotrxs. 

Para prevenir: cuida mucho la lista de confirmación de invitadxs, pide que estén los nombres de todas las personas y que por favor confirmen a todos a quienes hayan mandado invitación. 

Al final, cuenta que los números de tu lista de confirmación de invitadxs y la lista de los nombres con los lugares asignados sea igual, porque muchas veces no ponemos todos los nombres en esta lista y puede ser todo un problema. 

Si ya te está pasando, lo mejor que puedes hacer es no perder la calma y buscar una mesa donde puedan meter los lugares extras


 

4. Que la familia o los novios tengan COVID

Algo muy 2021 es que algunos de lxs familiares cercanos o lxs novixs tengan COVID, y puede sonar lejano, pero es más común de lo que crees. 

Por eso es fundamental que se hagan pruebas a todxs lxs invitadxs con días de anticipación, además de que tengan bien presente la boda y procuren no salir desde 15 días antes del gran día más que a lo indispensable. 

Si ya estás a un día de la boda y lxs novixs o familiares tienen covid, guarda la calma, seguramente no se podrá cambiar la fecha, entonces debemos hacer todo por mantener la seguridad de proveedores y familiares: 

  1. Que la persona enferma no asista al evento: si es un familiar, puede ser que deba faltar, y aunque seguramente será muy triste, es lo mejor que pueden hacer para que todas las personas que estén el evento estén sanas y salvas. 

  2. Transmitan la ceremonia por medios electrónicos, procuren tener a la persona presente todo el tiempo. 

  3. Si son lxs novixs quienes tienen COVID; busca por todos los medios cambiar la fecha con los proveedores, seguramente no habrá en sábado pronto, pero pueden hacerla un viernes. 

5. Que la pareja no les permita hacer su trabajo

Cuando los planners se enfrentan a novixs muy controladorxs, pueden afectar su trabajo completamente; y es que no pueden moverse con toda la confianza y seguridad si están vigilando cada uno de sus pasos. 

Por eso te recomendamos que, si tienes esta personalidad, contrates sólamente un asesor que te pueda decir todo lo que necesitas para que tú lo lleves a cabo, y si contrataste un planner, dile todo lo que quieres y después confía en su trabajo, el micromanagement ni para los colaboradores, ni para lxs hijxs, ni para nuestra pareja ni para nuestro planner. 😂


¿A ti qué es lo peor que te puede pasar como Wedding Planner? 

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